Chúng tôi đã tăng doanh số 70% trong ba tháng như thế nào?

[kiencuong]

Này anh bạn anh từ đâu tới
Tôi là chiếc lá mới lìa cành
Chiếc lá vẫn còn xanh
Này anh bạn anh từ đâu tới
Tôi là chút bọt biển gập ghềnh
Nghìn trùng xa trôi lại
Anh quẳng mình giữa đêm đen hoang dại.
Ngông cuồng thề tặng cuộc đời những điều vĩ đại
Nếu bất lực
Thì mãi mãi ở lại giữa lòng biển rộng
...Thế thôi!


Doanh nghiệp bạn đã bước qua được những thời khắc khó khăn nhất, máu trong người bạn đã ngưng chảy ra ngoài, nếu sống một cách khép nép, bạn có thể tồn tại được một thời gian nữa. Tuy nhiên tôi không thích cá tính này. Cầm một doanh nghiệp cũng tương tự như việc vượt dòng nước ngược, thậm chí trong những thời điểm khó khăn không phải là vượt dòng nước ngược mà là vượt một dòng thác thẳng đứng. Không tiến tức là lùi. Bạn phải tưởng tượng mình là một sứ quân thời chiến quốc, bạn không muốn bị thôn tính thì phải thôn tính người khác.
Thôi đấy là công việc của ngày mai, còn hôm nay tôi sẽ hướng dẫn bạn một số cách làm cơ bản để doanh nghiệp bạn bắt đâu hoạt động trôi chảy sau khi vừa trải qua một cuộc đại phẫu lớn. Bạn nên nhớ bạn vừa phải cắt giảm tới gần 1/3 hoặc thậm chí nhiều hơn số nhân viên của mình, tuy nhiên bạn vẫn phải phục vụ một lượng khách hàng như cũ. Đây là công việc không đơn giản nhưng nếu bạn thực sự chịu tìm tòi thì hầu hết doanh nghiệp đều có thể làm được, trừ một số ít doanh nghiệp đã được tái cấu trúc trước đó. Tuy nhiên tôi tin là doanh nghiệp của bạn chưa bao giờ để tâm đến chuyện này, vì nếu bạn làm nó sớm hơn ắt hẳn bạn, cũng như tôi không phải chịu tình hình bi đát hiện tại.
1) Gia tăng khối lượng công việc cho từng nhân viên
Chúng ta hãy theo dõi công thức sau:
KLCV bình quân= Tổng KLCV/Số lượng nhân viên
Khối lượng công việc bình quân của từng nhân viên bằng tổng khối lượng công việc chia cho số lượng nhân viên. Tổng khối lượng không đổi và sẽ còn gia tăng trong tương lai, trong khi số lượng nhân viên giảm đi như vậy khối lượng công việc bình quân phải tăng lên. Chúng ta có thể gia tăng khối lượng công việc bình quân bằng hai thứ quan trọng, thứ nhất như đã nói là niềm tin từng nhân viên của bạn chưa bao giờ đạt tới năng suất tối đa, tức là bạn chưa bao giờ và có lẽ sẽ chẳng bao giờ có thể sử dụng toàn bộ khả năng và thời gian cũng như khát vọng cống hiến của tất cả nhân viên bạn. Đừng lo lắng và thất vọng, chẳng nhiều người và thậm chí chẳng có ai trên đời có thể làm được điều này đâu. Chúng ta chỉ cố gắng tìm cách cải thiện năng suất làm việc chứ chẳng bao giờ có thể đẩy nó tới mức tận cùng được. Và để làm được điều này bạn cần phải sử dụng công cụ quan trọng thứ hai…”Tiền”.
“Dạy con từ thủa còn thơ, dạy vợ từ thủa bơ vơ mới về” nhân viên của bạn đã quen với khối lượng công việc hiện tại, nếu bạn giao thêm công việc từ tiềm thức của anh ấy sẽ nẩy sinh nhu cầu tăng lương. Kể cả khi khối lượng công việc hiện tại của anh ấy không hề xứng đáng với đồng lương anh ấy nhận được mỗi tháng. Đây chính là bản năng ích kỷ và tự bảo vệ của con người. Bạn phải học cách sống chung và điểu khiển một số bản năng của người khác, nếu bạn muốn công việc của mình trôi chảy.
Trên thực tế Năm Nay Phát không hề tăng lương cho bất cứ ai trong số 8 nhân viên tôi đã kể với bạn. Một doanh nghiệp đang thua lỗ trầm trọng trong một ngành nghề có mức lương bình quân không cao, thì làm sao có thể tăng lương hoặc trả lương cao? Tôi chỉ có thể hy vọng trả lương cao cho họ, hoặc đơn giản chỉ là hơn mức lương cũ bằng cách thúc đẩy năng suất bình quân cua họ tăng lên so với mức chung của ngành và so với chính họ. Tôi không tăng lương về bản chất nhưng tôi đề nghị họ thực hiện thêm một số công việc trong khoảng thời gian họ vẫn rảnh rỗi và để bày tỏ sự tôn trọng sự cống hiến này tôi trả thêm lương cho họ, mặc dù một cách rất mặc định đúng ra với bất kỳ mức lương nào họ đã thỏa thuận với tôi ban đầu, họ sẽ phải làm đủ tám tiếng cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên tôi rất không thích phải đối đấu với bản năng tự bảo vệ mình của họ, một lãnh đạo để nhân viên bộc lộ bản năng này là một lãnh đạo tồi, thậm chí có thể là một con người tồi. Tôi muốn họ có cảm giác được tôn trọng về sự cống hiến thông qua hành động tăng lương. Tôi cảm nhận được họ là những người tử tế, tôi muốn được cộng tác lâu dài với họ, nên tôi luôn muốn cuối tháng được trao cho họ một mức lương có thể sống. Mặc dù đây là một công việc mang tính đường dài và cực kỳ khó khăn trong giai đoạn hiện nay, nhưng tôi thực sự cảm thấy hạnh phúc khi thực hiện nó. Một thứ hạnh phúc hiếm hoi giữa hàng ngàn thứ tôi phải ép mình làm trong quá trình giải cứu doanh nghiệp của mình.
Tùy vào đặc thù doanh nghiệp bạn, bạn phải học cách sắp xếp công việc sao cho hợp lý. Hãy chú ý tới những nhân viên có nhiều thời gian rảnh để mời họ cộng tác thêm công việc của những người ra đi để lại. Tôi không biết bạn kinh doanh ngành gì, công việc cụ thể như thế nào nên không thể đưa ra cho bạn những sự tư vấn cụ thể. Tuy nhiên tôi có thể kể ra một số công việc cụ thể tôi đã làm với Năm Nay Phát để bạn tham khảo.
Gia tăng công suất của bộ phận giao hàng. Trước lúc tôi tiếp quản Năm Nay Phát bộ phận giao hàng của Năm Nay Phát khá lộn xộn, mức lương trung bình khoảng 3.800.000/người/tháng, mỗi một nhân viên thực hiện trung bình khoảng 7,8 đơn hàng/ ngày. Tuy nhiên sau một buổi giao thử, trong khoảng hai tiếng tôi giao được 5 đơn hàng ít (số lượng hàng ít), tức là nếu hoạt động hết công suất một nhân viên có thể thực hiên giao 20 đơn hàng ít/ngày. Trừ đi khoảng thời gian về lý thuyết là không bao giờ có thể đẩy một người lao động tới năng suất hoàn hảo cộng với tính bình quân của những đơn hàng nặng, trước mắt tôi chỉ hy vọng một nhân viên của mình có thể giao 11,12 đơn hàng một ngày. Do đó tôi đã thay đổi cơ cấu tính lương với mức lương cứng và phụ trội khi vượt quá điểm tới hạn, đồng thời với mức phạt khi không đạt tới điểm này. Hiệu quả mảng giao nhận tăng rõ rệt, trong khi mức lương bình quân chỉ tăng khoảng 500.000-1.000.0000 tức là khoảng 13% -26% thì công suất đã tăng từ 50-70%. Tất nhiên việc gia tăng công suất này còn có sự hỗ trợ từ việc gia tăng công suất từ các bộ phận khác như bộ phận nhận đơn hàng và kho chẳng hạn.
Mặc dù tại thời điểm này, do doanh nghiệp đã vượt qua được hoàn cảnh khó khăn, tính dịch vụ được chú trọng nên mảng giao nhận đã được giảm áp lực với một công suất thấp hơn để đảm bảo thời gian gian hàng tốt hơn. Nhưng trong những giai đoạn đầu tiên mảng giao nhận này đã đóng góp một phần lớn vào việc gia tăng năng suất công ty.
Gia tăng công suất bộ phận kho. Trên thực tế bộ phận kho đã hoạt động gần như hết công suất ngay trước khi cải tổ, với chỉ một nhân viên. Trong trường hợp này rất khó gia tăng công suất. Tuy nhiên đây là bộ phận gây khá nhiều trì trệ trong công ty. Kho thường xuyên giao hàng sai, giao thiếu, thời gian xuất bến chậm trễ để gây ảnh hưởng đến bộ phận giao hàng. Trong trường hợp này tôi đã hành động bằng cách, gia tăng nhân sự của một bộ phận khác từ mảng mực in chuyển qua hỗ trợ. Đây là mảng còn tương đối rảnh rỗi trong công ty. Mỗi ngày nhân viên này sẽ giúp đỡ bộ phận kho khoảng hai tiếng vào những thời điểm đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiều, là những thời điểm xuất hàng, và là những thời điểm không ảnh hưởng tới công việc chính của anh ấy.
Kết quả thật tuyệt vời, thời gian xuất kho nhanh lên hẳn, đồng nghĩa với thời gian nhân viên giao nhận ngồi chờ hàng giảm xuống và tất nhiên năng suất của bộ phận giao nhận cũng tăng lên. Áp lực của bộ phận kho giảm xuống, việc sai sót sẽ được cải thiện, quan trọng nhất là không khí cáu bẳn mâu thuẫn đùn đẩy trách nhiệm giữa kho và nhận đơn hàng, giữa kho và giao nhận giảm xuống. Các bạn cũng có thể thay đổi không khí của công ty với chỉ ¼ nhân viên một ngày. Tất nhiền phải là những nhân viên hợp lý để giao việc.
Các nhà quản trị học chuyên nghiệp và các nhà nghiên cứu tôn thờ chuyên môn hóa sẽ phản bác dữ dội lý thuyết này bởi đơn giản mực in và kho là hai công việc chẳng có gì liên quan với nhau về chuyên môn. Tôi xin nói thẳng, các doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi chẳng bao giờ để ý vào những giáo trình quản trị ba xu cứng nhắc của những nhà nghiên cứu quản trị vĩ đại, nhưng chưa bao giờ cầm một doanh nghiệp nào. Lý thuyết vĩ đại nhất của chúng tôi chính là những kinh nghiệm thực tế, những bản năng bẩm sinh trong giây phút sống còn, những kinh nghiệm và bản năng chúng tôi có được bằng mồ hôi và nước mắt, thậm chí cả sự cay đắng và tủi nhục.
Chúng tôi tin rằng trên đời ngoại trừ một số công việc đặc biệt như việc nghiên cứu ra thuyết vạn vật hấp dẫn, nghiên cứu ra bom nguyên tử, hay việc giải bổ đề toán học của Robert Langlands, thì hầu hết công việc khác trên cuộc đời này một con người bình thường đều có thể làm được, làm được bằng nhu cầu được sống và khát vọng vươn lên, khát vọng cống hiến của chính mình.